Comment conduire une réunion commerciale efficace avec votre équipe en seulement 20 minutes ?

La réunion commerciale interne est une étape essentielle afin d’assurer le succès d’une équipe de vente. Une réunion mal gérée et désorganisée représente une perte de temps pour l’ensemble de l’équipe. L’objectif est d’arriver à évoquer tous les points à l’ordre du jour de manière efficace, concise et rapide. Découvrez comment la conduire en seulement 20 minutes !

Les pré-requis d’une réunion commerciale réussie

Avant d’établir le contenu de votre réunion commerciale interne, il est nécessaire de vous poser plusieurs questions qui vous permettront de partir sur de bonnes bases et d’améliorer l’efficacité de celle-ci.

Cette réunion mérite-t-elle d’être d’avoir lieu ?

Demandez-vous si les informations peuvent être échangées par simple e-mail ou si les échanges nécessitent une véritable discussion constructive. Questionnez-vous également quant à l’urgence de traitement et de partage de ces informations.

Vous éliminez peut-être ainsi une réunion commerciale inutile. Vous optimisez également votre emploi du temps ainsi que celui de votre équipe de vente. Et vous vous concentrez ainsi sur des tâches essentielles et réellement opérationnelles.

Quels participants dois-je inviter ?

Demandez-vous si les informations que vous abordez lors de votre réunion commerciale auront des implications légitimes pour l’ensemble des participants. Ce type de réunions peuvent être une perte de temps lorsqu’elles sont mal organisées. Assurez-vous d’inviter uniquement les participants concernés.

À quelle fréquence dois-je organiser cette réunion ?

Il n’y a pas de réponse universelle à cette question. La fréquence optimale dépend de plusieurs facteurs tels que la taille de l’entreprise et de l’équipe commerciale ou encore le processus mis en place.

Une gestion efficace des ventes consiste à trouver un équilibre entre la confiance et l’encadrement. Réaliser une réunion commerciale de façon hebdomadaire est la solution la plus courante et souvent la meilleure.

Réunion commerciale : l’importance de l’ordre du jour

Idéalement, une réunion commerciale devrait avoir un seul objectif, mais cela peut être difficile à réaliser. Dans tous les cas, abordez toujours moins de trois objectifs par session. Les principaux sujets à aborder sont : opérations de vente en cours, suivi des objectifs, points de tension…

Un ordre du jour clairement défini, ciblé et bien structuré permet d’informer vos commerciaux en amont des sujets qui seront abordés lors de la réunion commerciale. Toute l’équipe est ainsi sur la même longueur d’onde et chacun a le temps de préparer les sujets clés.

Fixer des objectifs clairs permet également de limiter la durée des sessions, d’actualiser les informations de semaine en semaine et d’assurer une continuité entre chaque réunion commerciale.

5 conseils pour une réunion commerciale réussie

#1 Créer des normes et établir des attentes

Lors d’une réunion commerciale, votre équipe doit disposer d’un ensemble de normes et d’attentes auxquelles tout le monde se conforme et se réfère pour une productivité maximale.

Les normes de réunion doivent permettre de décrire les rôles et les responsabilités de chacun afin de minimiser le désordre ou l’éparpillement auquel les grandes équipes sont souvent confrontées.

Les réunions internes doivent toujours commencer et se terminer à l’heure. Une seule conversation doit être tenue à la fois. Tous les membres doivent être impliqués.

#2 Faciliter la conversation et superviser la session

Vous pouvez notamment nommer un facilitateur dont le rôle sera de superviser la réunion commerciale et de s’assurer que tous les membres restent concentrés et discutent des points à l’ordre du jour.

Si un membre de l’équipe soulève un sujet critique, abordez-le s’il est lié à l’ordre du jour mais fixez une limite de temps et revenez rapidement aux points essentiels de la réunion. Notez les sujets que vous n’avez pas eu le temps d’aborder pour en discuter ultérieurement.

#3 Surveiller la progression des ventes et l’atteinte des objectifs

La première chose à faire est de passer en revue toutes les ventes sur le point d’être conclues. Demandez des précisions sur l’avancement et instaurez une sorte d’urgence aux commerciaux quant au fait de conclure la vente.

Ensuite, abordez les ventes qui sont en début de processus et vérifiez l’atteinte des objectifs ainsi que leur progression depuis la dernière réunion commerciale.

Demandez également aux représentants de fournir des données pertinentes et précises avant la réunion, cela vous évitera de perdre un temps précieux à chercher des fichiers ou des données.

#4 Créer des documents collaboratifs et facilitateurs

Vous pouvez utiliser un modèle Google Sheets pour suivre leur travail. Une bonne pratique est de mettre en place des règles de formatage conditionnel de sorte à suivre l’évolution de l’atteinte de l’objectif grâce à un code couleur, par exemple un qui va graduellement du rouge au vert.

Cela permet de faciliter le suivi pour le directeur commercial mais également pour les vendeurs eux-mêmes. De plus, cela permet de booster les commerciaux et d’améliorer leurs résultats. Ce système permet de conserver une réunion commerciale courte et orientée vers les sujets clés.

#5 Partagez les actions et les prochaines étapes

Une réunion de vente doit toujours se terminer par un plan d’action pour être réellement productive. Les commerciaux doivent repartir avec un objectif réalisable en tête. Cela permet d’assurer une continuité lors de la prochaine réunion commerciale.

Cette étape permet également de récapituler les échanges et de s’assurer que chacun est au clair avec les sujets abordés durant la réunion.

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