Comment améliorer les propositions commerciales
La proposition commerciale, ou d’avant-vente, est un document commercial répondant à un appel d’offres émis par le client. Différente du devis, la « propale » se constitue comme une véritable dossier personnalisé destiné à gagner un nouveau client. Dans ce document d’avant-vente, on décrit la manière dont on va résoudre le problème du client.
Les premières propositions commerciales ne sont jamais les meilleures. La phase de conception est la plus chronophage, que l’on soit une entreprise de service, un distributeur ou autre. Mais une fois le bon template trouvé, il suffit de l’adapter à chaque appel d’offres.
Discuter avec le client pour rédiger une offre personnalisée et sur mesure
Tous les appels d’offres ne sont pas complets. Vous manquerez parfois d’éléments pour bâtir une proposition intéressante et pertinente.
Cela semble d’une logique déconcertante, pourtant le moindre doute dissimulé sur le brief de l’appel d’offres peut être fatal. Si l’on établit une stratégie basée sur un élément incompris, le client ne donnera pas suite à la proposition commerciale. Plus l’on pose de questions, plus l’on a de chances d’être précis et de cerner les attentes du client, voire d’en apprendre plus sur son problème.
Il ne faut pas non plus hésiter à interroger le client de l’appel d’offres sur ses actions passées. S’il vous contacte pour mettre en place une stratégie marketing, il a sûrement déjà mis en place un fonctionnement vous permettant de comprendre sa décision de faire un appel d’offres.
Demandez-lui quels ont été les résultats ? Quelle a été leur stratégie ? Sont-ils prêts à essayer de nouveau cette stratégie ?
En somme, vous cherchez quelles ont été leur erreurs et l’étendue de votre terrain de jeu : devez-vous leur proposer une stratégie similaire mais plus précisément ciblée ? Ou changer et leur proposer un virage à 360° ?
Comme dit plus haut, tous les appels d’offres ne sont pas complets. Certains ne mentionnent pas le budget. Il faut alors appeler le client pour avoir une fourchette ou un budget à ne pas dépasser.
Inclure les experts pour rédiger une offre
L’une des erreurs les plus courantes lors de la rédaction d’une proposition commerciale consiste à l’établir seul dans son coin. Faites l’inverse ! Une fois le client interrogé et le brief d’appel d’offres épluché, il est temps de définir la solution, le plan d’action à mener.
En fonction des réponses du client à vos questions et de votre propre expertise, vous aurez une idée de la stratégie à lui proposer. Mais avant de concentrer vos efforts, consultez les experts !
Ils aident à :
- rédiger une solution adaptée au problème du client et à son budget ;
- s’interroger sur de nouvelles questions plus précises pour répondre à l’appel d’offres et établir une solution personnalisée ;
- savoir si la réflexion menée est pertinente.
Attention à ne pas introduire les experts trop tôt dans la réflexion ! Vous seul êtes en contact avec le client et connaissez le brief sur le bout des doigts. Inclure un expert trop tôt dans la réflexion engendre des écart de compréhension de l’appel d’offres et de budget.
Maîtrisez l’environnement commercial en délimitant l’axe de réflexion des experts à un sujet et un budget précis.
Prouver son expertise
Vous avez été contacté pour un appel d’offres, mais vous n’êtes pas le seul.
L’entreprise recevra les propositions commerciales de vos concurrents. Différenciez-vous par les témoignages de vos clients du même secteur et, pourquoi pas, ayant eu une problématique semblable.
Être concis et clair
La proposition d’avant-vente doit être concise et claire pour que le client la comprenne. Évitez les phrases littéraires et les paragraphes trop longs.
De même pour la longueur du document commercial, que l’on opte pour un format powerpoint pdf ou un format plus formel. Le but du document commercial est de proposer sa stratégie et son expertise pour répondre au client. S’il ne comprend pas votre proposition commerciale à cause d’une syntaxe trop précieuse, ou au contraire d’un langage approximatif, le temps passé sur votre offre ne sera pas rentable.
Soigner la forme
Même s’il faut soigner le fond, la forme a aussi son importance. Utilisez un graphiste pour la mise en forme du document si possible, sinon privilégiez les couleurs de la charte du demandeur de l’appel d’offres, que l’on trouve sur le site web.
En cas de refus, demandez au client les raisons pour rester dans une amélioration continue.
Conclure en beauté
La fin d’une proposition commerciale doit marquer le demandeur. En effet, l’impression qu’aura le prospect à la fin est déterminante. De ce fait, il est important que la conclusion de la proposition commerciale soit marquante.
Pour cela, il est intéressant de conclure l’offre commerciale par un élément inattendu mais qui présente beaucoup d’impacts. Par exemple, une entreprise peut parler d’un service ou d’une fonctionnalité exceptionnelle, ou encore d’une promotion ou d’une offre spéciale.
Enfin, il faut terminer sur une note marquante qui va améliorer vos chances d’être sélectionné par le prospect. C’est ce qui va démarquer votre proposition commerciale de ce que propose la concurrence si le prospect en a reçu plusieurs.
Relecture
Une fois que le document a été rédigé, la phase de relecture est très importante. En effet, personne n’est jamais à l’abri des fautes de grammaire et d’orthographes qui peuvent faire reculer les prospects. Bien que les fautes à l’écrit peuvent paraître insignifiantes, c’est tout le professionnalisme et le sérieux de l’entreprise qui seraient remis en question.
Mais la relecture ne permet pas uniquement de déceler les erreurs de rédaction. Elle permet également de revoir la structure générale de la proposition commerciale. Il est important que la lecture ne fasse pas plus d’une dizaine de minutes. Si le document est trop long, ou que les phrases sont trop longues, cela décourage à la lecture.
En conséquence, le prospect risque de passer à côté de la proposition commerciale car il la juge trop lourde à lire. Donc, il est important que vous preniez du temps à améliorer votre proposition commerciale en la raccourcissant et en simplifiant son contenu.
La qualité de la proposition commerciale joue un rôle important en matière de rentabilité d’entreprise. Quand elle est parfaitement construite, elle devient plus convaincante pour le client, ce qui signifie plus de chiffre d’affaires.
Néanmoins, en cas de réponse négative ou si votre proposition commerciale n’a pas été retenue, il convient d’essayer de comprendre la raison pour laquelle votre annonce n’a pas été retenue. Cela va permettre d’améliorer votre proposition ou votre argumentaire la prochaine fois.
L’importance d’une bonne proposition commerciale
Générer de nouvelles commandes ou de nouveaux contrats est vital pour une entreprise. Sans activités, une organisation se retrouverait dans une situation difficile. Il lui faut donc apprendre à convaincre les prospects, ce qui se fait généralement par l’écriture et la rédaction commerciale.
Quand un prospect sollicite un prestataire de service en énonçant une demande, l’entreprise abordée lui soumet une proposition commerciale ou un devis. Ce document constitue une réponse qui comporte le tarif de la prestation qu’elle propose, ainsi que d’autres informations importantes comme le délai de réalisation, les moyens déployés, etc.
De ce fait, il est important pour une entreprise d’élaborer une proposition commerciale qui soit riche en informations et qui puisse convertir. Il s’agit d’un document qui demande du temps à préparer et qui doit être complet en matière de détails en plus d’être conforme d’un point de vue juridique.
Néanmoins, il existe des documents prêts à être remplis sur Internet qu’il suffit de télécharger. Ce sont des modèles construits à partir d’une structure de base qui peut ensuite être modifiée sur Word ou Excel. A noter toutefois que si les cases de renseignement sont à remplir, certains éléments du document doivent être adaptés pour que la proposition commerciale reste pertinente.
Une fois les informations réelles insérées dans le document, et que vous l’ayez bien vérifié, votre proposition commerciale est fin prête.
Cependant, quand une proposition commerciale ou un devis reste sans réponse, le problème ne se trouve pas forcément au niveau de l’offre. Le problème pourrait se situer au niveau de la qualité de la proposition commerciale. Une mauvaise rédaction ou une présentation trop désordonnée du document pourrait constituer un frein aux prospects de s’intéresser à l’offre commerciale.
Par conséquent, il est important de connaître comment écrire et structurer une proposition commerciale pour que celle-ci puisse convertir le destinataire.
Le contenu d’un bon modèle de lettre d’une proposition commerciale
Rédiger une proposition commerciale de qualité, ça s’apprend. Le plus important c’est d’inclure dans le document toutes les informations importantes et pertinentes à destination du prospect. Il est également important d’adopter une bonne mise en forme pour faciliter la lecture du document. Comme nous venons de l’expliquer dans le précédent paragraphe, il existe des modèles téléchargeables gratuitement en ligne pour simplifier la construction de ce document. Sans quoi, vos cibles ne porteraient pas attention à votre proposition si celle-ci est mal structurée.
En outre, la lettre commerciale doit aussi faire preuve de précision et d’exhaustivité en matière de contenu. De cette manière, la proposition commerciale est vue comme étant sérieuse et inspire confiance pour le prospect. En matière de légalité, il est également important de ne pas prendre de risque. Une raison de plus donc de choisir un modèle d’une proposition commerciale sur Internet qui indique tout ce qu’il faut pour que document soit complet.
On vous présente ci-dessous tous les éléments que doit contenir une proposition commerciale :
- L’adresse de l’entreprise ;
- Les coordonnées du prospect ou du destinataire de l’offre commerciale ;
- La date de la proposition commerciale ;
- Les informations importantes et pertinentes concernant l’offre (description, délimitation, prix…) ;
- La précision d’une remise si c’est le cas ;
- Les frais de livraison ou d’emballage ;
- Les conditions de livraison
- La durée de l’expédition de la marchandise vers son destinataire ;
- La mention des conditions générales et de la compétence juridictionnelle.
Il est important de savoir que cette liste n’est pas exhaustive et qu’elle peut être différente en fonction des secteurs d’activités ou de l’appel d’offre énoncé. Dans certains cas, il est important d’indiquer le délai ou la période d’acceptation entre les préparatifs et la validité de l’offre.
Aussi, dans le cas où l’offre présente des conditions particulières, celles-ci doivent être précisées dans le document commercial.
En outre, pour que la communication commerciale se fasse plus simplement, il est important de mentionner dans la proposition commerciale toutes les coordonnées du prestataire. Ainsi, votre contact téléphonique, votre adresse email ou votre site Web doivent figurer dans le document pour que le prospect puisse vous contacter si celui-ci est intéressé par votre offre ou s’il souhaite se renseigner.
Enfin, il est conseillé de préciser un interlocuteur ou un responsable de la rédaction de l’offre pour simplifier les échanges entre le destinataire et le prestataire.
Si cet article vous a plu, nous vous invitons à découvrir notre agence de Brand Marketing et à télécharger notre livre blanc « Placez la Communication au cœur de votre Stratégie d’Acquisition »
